Восемь учеников. Двое перенесли на эту неделю, одна мама не помнит, оплатила ли октябрь, Артём третий раз не сделал задание, а ты не помнишь, какое именно ему давал. В заметках на телефоне список «кому что задано» обрывается на прошлом месяце, расписание в голове, а деньги — «примерно понятно».
Так живёт большинство репетиторов, пока учеников меньше пяти. Потом становится больно: накладка в расписании, неоплаченный месяц, который неловко спросить, ученик, который уходит, потому что «мы не видим прогресса», а прогресс был, только ты его нигде не записывал.
Разбираем организацию работы репетитора по частям: ученики, расписание, задания, оплата, родители. С таблицами и шаблонами, которые можно завести сегодня.
Что должно быть записано про каждого ученика
Первое, что ломается, — память. Заведи на каждого ученика карточку: бумажную, в таблице или в планировщике как отдельный проект. Минимум полей:
| Поле | Зачем |
|---|---|
| Класс, предмет, цель | «Подтянуть до 4» и «ЕГЭ на 80+» — разные программы |
| Контакт родителя и ученика | Кому писать про оплату, кому про задания |
| День и время занятий, формат | Чтобы не держать в голове |
| Стоимость и условия | Цена, оплата вперёд/после, правило отмены |
| Оплата по месяцам | Сколько занятий оплачено, сколько проведено |
| Что прошли | Темы по датам, чтобы видеть маршрут |
| Задания и выполнение | Что задано, сделано ли, качество |
| Пробелы | Что не получается, чтобы возвращаться |
Это кажется много, но заполняется по 2 минуты после каждого занятия — и через месяц ты точно знаешь, что говорить родителю и что делать дальше.
Совет: в Doday карточка ученика — это проект с названием «Маша, 9 класс, ОГЭ математика». Внутри: задачи-занятия по датам, подзадачи с домашними заданиями, комментарии «что прошли» и лейблы под пробелы. Проектов в бесплатном тарифе — десять, для большинства репетиторов хватает.
Расписание без накладок и «а мы разве сегодня?»
Правила, которые убирают почти всю путаницу:
- Одно место, где живёт расписание. Не голова, не чат, не два календаря. Одно.
- Постоянные слоты. Ученик занимается в одно и то же время каждую неделю. Перенос — исключение, а не норма.
- Напоминание ученику за день. Короткое сообщение «Завтра в 17:00, задание — № 45–50» снижает число «забыл» почти до нуля. Отправляй одним шаблоном.
- Буфер 10–15 минут между занятиями. Записать, что прошли, задать домашнее, выпить воды. Занятия впритык — гарантия, что записи не будет.
- Границы. Часы, в которые ты не работаешь и не отвечаешь. Объяви их сразу.
В планировщике это выглядит так: повторяющаяся задача на каждого ученика («Маша — вторник 17:00») с напоминанием за день, которое приходит тебе в Telegram, — ты пересылаешь ученику или пишешь по шаблону. Расписание в Doday показывает слоты по цветам, так что окно для нового ученика видно сразу.
Домашние задания: чтобы делали и было видно
Ученик, который не делает задания между занятиями, идёт к цели заметно дольше — и родители платят за лишние часы. Это надо объяснить родителям в первую встречу, а задания — организовать так, чтобы их было трудно не сделать.
- Задание записано и отправлено. Не сказано в конце урока, а написано сообщением или в общем проекте. Ученик должен видеть его в телефоне.
- Объём 20–40 минут. Больше — не сделают, меньше — нет эффекта. Прикинь по себе и умножь на два-три.
- Дедлайн — день до занятия. Не «к занятию», а «до среды вечера», чтобы у тебя был шанс посмотреть заранее.
- Проверка на занятии первые 5–10 минут. Всегда. Задание, которое не проверили, следующее не сделают.
- Учёт. Сделано / частично / нет — ставится в карточку. Три «нет» подряд — разговор с родителями, не на четвёртый месяц.
Пример: репетитор по английскому ввела правило: задание отправляется в общий проект с учеником в Doday, там же ученик отмечает его выполненным. Она видит выполнение в ленте активности за день до занятия и, если пусто, пишет: «Вижу, задание ещё не отмечено — успеешь до завтра?». Доля сделанных заданий выросла заметно, а «я забыл» исчезло: напоминание о дедлайне приходит ученику в Telegram автоматически.
Про объём и подход к домашке от репетитора подробнее — в статье домашка от репетитора: сколько задавать и как проверять.
Оплата: правила, которые снимают неловкость
Разговор про деньги неприятен, только когда правил нет. Когда правила названы с самого начала, оплата становится процедурой.
Что решить и объявить до первого занятия:
| Вопрос | Рабочий вариант |
|---|---|
| Когда платят | Вперёд за месяц или за блок из 4/8 занятий |
| Что с пропуском ученика | Перенос при предупреждении за сутки; менее чем за сутки — занятие сгорает |
| Что с пропуском репетитора | Перенос на удобное ученику время, всегда |
| Как напоминаешь об оплате | Одно сообщение по шаблону 1-го числа |
| Где фиксируется | Таблица: месяц — оплачено занятий — проведено — остаток |
Учёт оплаты — это не бухгалтерия, а один столбец в карточке ученика. После каждого занятия: минус одно из оплаченных. Когда остаток равен единице — напоминание родителю. Так у тебя никогда не будет «а вы за октябрь платили?».
Шаблон напоминания об оплате:
«Добрый день! У Маши по плану 8 занятий в ноябре, оплаченных осталось одно (на вторник). Следующий блок — 8 занятий, [сумма]. Удобно будет до пятницы? Спасибо!»
Никаких извинений в тексте: ты не просишь, ты сообщаешь.
Родители: отчёт раз в месяц вместо тревожных вопросов
Родитель платит и не видит, что происходит. Через два месяца у него появляется вопрос «а есть ли прогресс?», и если ответа нет — ученик уходит. Профилактика — короткий отчёт раз в месяц, который занимает у тебя 5 минут, потому что все данные уже в карточке.
Шаблон отчёта:
«Итоги ноября по Маше. Прошли: квадратные уравнения, системы, начали функции. Заданий сделано 7 из 8. Что получается: решает уравнения без ошибок, стала быстрее считать. Над чем работаем: задачи на проценты — путается в условии. План на декабрь: закончить функции, пробный вариант ОГЭ 15 декабря. Вопросы — пишите!»
Плюс правило: плохие новости — сразу, не в отчёте. Три несделанных задания подряд — сообщение в тот же день, а не через месяц.
Как строить разговор о трудностях без обвинений — в статье как говорить с учителем о проблемах ребёнка с точки зрения родителя; полезно знать, чего от тебя ждут.
Как это выглядит за один день
Собираем систему в рабочий день репетитора с четырьмя учениками:
- Утро. Дайджест на день (в Doday он приходит в 7:00 на почту): четыре занятия, у двоих дедлайн задания сегодня, одному напомнить про оплату.
- За час до первого занятия. Смотришь карточку: что прошли в прошлый раз, было ли задание, что готовить.
- Занятие. Первые 5–10 минут — проверка задания, основная часть, последние 5 — задать домашнее и отправить сообщением.
- Буфер 10 минут. Записать в карточку: тема, выполнение задания, пробел, минус одно оплаченное занятие.
- Вечер, 10 минут. Напоминания на завтра ученикам, проверка, кто не отметил задание, одно напоминание об оплате по шаблону.
Итого административной работы — 30–40 минут в день, которые раньше расползались на весь вечер и всё равно ничего не фиксировали.
Инструменты: что нужно и что лишнее
Репетитору с 3–15 учениками не нужна CRM для школ. Нужно:
- Планировщик с расписанием, повторяющимися задачами и напоминаниями. Здесь живут занятия, задания, дедлайны, напоминания об оплате. Doday подходит: бесплатный тариф, расписание, проекты по ученикам, совместные проекты (можно пригласить ученика, чтобы он отмечал задания), напоминания в Telegram, утренний дайджест. Если учеников больше десяти и не хватает лимита проектов — Pro за 199 ₽ в месяц снимает ограничения.
- Таблица оплаты. Google Таблица или тот же проект в планировщике — главное, чтобы столбец «оплачено — проведено» обновлялся после каждого занятия.
- Запись на занятия (если ведёшь много новых учеников): кабинет записи вроде Lessio от той же студии — чтобы новые ученики выбирали свободный слот сами, а не в переписке.
- Хранилище материалов по темам, чтобы не искать «ту самую подборку на проценты» каждый раз.
Лишнее: отдельное приложение под каждую функцию. Пять приложений — это пять мест, где что-то потеряется.
Типичные ошибки
- Держать всё в голове. Работает до пятого ученика. Потом ошибки в расписании и оплате.
- Не объявлять правила отмен и оплаты. Каждый перенос превращается в переговоры, каждая оплата — в неловкость.
- Не проверять домашнее задание. Ученик перестаёт делать через две недели.
- Отчитываться перед родителями только когда спросят. Спросят, когда уже решили уходить.
- Занятия впритык. Нет времени записать — карточка пустая — через месяц ты не помнишь, что проходили.
- Молчать о несделанных заданиях. Родитель платит за результат и должен знать, почему его нет.
- Соглашаться на любой перенос. Один ученик «плавает» по всей неделе — и вся сетка рушится. Перенос — на свободный слот, а не на чужой.
Частые вопросы
Как репетитору вести учёт учеников и занятий?
Карточка на каждого ученика: цель, расписание, условия оплаты, что прошли по датам, задания и их выполнение, пробелы. Заполняется по 2 минуты после каждого занятия. Формат — таблица, тетрадь или проект в планировщике; главное, чтобы место было одно, а записи — сразу после занятия, а не «потом».
Как репетитору вести учёт оплаты, чтобы не было неловко?
Объявить правила до первого занятия: оплата вперёд за блок занятий, условия отмены. В карточке ученика вести столбец «оплачено — проведено». Когда остаток равен одному занятию — отправить напоминание по шаблону. Никаких извинений в тексте: это сообщение о факте, а не просьба.
Какое приложение подходит для репетитора?
Планировщик с расписанием, повторяющимися задачами, напоминаниями и возможностью вести отдельный проект на ученика. Doday делает это бесплатно, плюс совместные проекты, где ученик сам отмечает выполненные задания, и напоминания в Telegram. Для записи новых учеников — отдельный кабинет записи вроде Lessio. Обзор сервисов для учителей и репетиторов — в статье инструменты для учителя.
Что делать, если ученик постоянно не делает задания репетитора?
Сначала проверить, задание ли виновато: записано ли оно, посильно ли по объёму (20–40 минут), проверяется ли на каждом занятии. Если всё так, а задания не делаются три раза подряд — сообщить родителям в тот же день, не дожидаясь отчёта, и договориться о правиле: например, несделанное задание разбирается на занятии за счёт времени, а не пропускается.
Как репетитору отчитываться перед родителями?
Коротким сообщением раз в месяц: что прошли, сколько заданий сделано, что получается, над чем работаем, план на следующий месяц. Пять предложений, 5 минут — если данные уже записаны в карточке. Плохие новости (пропуски, несделанные задания) — сразу, не в отчёте.
Что дальше
- Домашка от репетитора: сколько задавать и как проверять
- Инструменты для учителя: планировщик, дневник, сервисы
- Организация работы учителя: план недели и проверки
- Нужен ли репетитор: 7 признаков и как выбрать — что родители читают перед тем, как позвонить тебе
- Завести проекты по ученикам, расписание и напоминания — Doday бесплатно